CONFIDENȚIALITATE
Confidențialitate Asociația Casa Italia Iași Text unic — Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) — site web, înscrieri și activități asociative
Versiunea: 3.0 În vigoare de la: 22 septembrie 2026
Acest document este textul unic și oficial al Notei de informare privind confidențialitatea a Casa Italia Iași, publicat pe casaitaliaiasi.eu. Înlocuiește și unifică Nota de informare anterioară a site-ului (versiunea 1.0, mai 2026) și Nota de informare anexată formularelor de adeziune (versiunea 2.1). Fiecare formular de adeziune, comunicare sau inițiativă a Asociației face trimitere expresă la numărul acestei versiuni: orice actualizare presupune o nouă numerotare și o nouă dată.
Prezenta Notă de informare descrie în mod unitar și complet modul în care Asociația Casa Italia Iași prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor care vizitează site-ul oficial, contactează Asociația, solicită să devină membri — în oricare categorie prevăzută de Statut, inclusiv Membrul Agregat și Membrul Temporar (Ocazional) —, sunt deja membri, participă la activități, evenimente și inițiative culturale, fac donații sau utilizează serviciile online ale Asociației. Este singurul text de referință pentru orice activitate a Casa Italia Iași.
1. Operatorul de date Asociația este persoană juridică de drept român, fără scop patrimonial, constituită și funcționând în temeiul Ordonanței Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații, și prelucrează datele cu caracter personal cu respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și a Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679, precum și a celorlalte dispoziții naționale române și ale Uniunii Europene aplicabile. Operatorul datelor cu caracter personal este Asociația Casa Italia Iași, cu sediul în Str. Sf. Lazăr 66A, etaj 2, biroul 1, Gabriel Business Center, 700049 Iași, România, CIF 54519270, înscrisă la Judecătoria Iași în Dosarul nr. 5405/245/2026. Pentru informații privind prelucrarea datelor și pentru exercitarea drepturilor tale poți scrie la info@casaitaliaiasi.eu sau poți folosi formularul de contact de pe casaitaliaiasi.eu.
2. Domeniu de aplicare și persoane vizate Prezenta notă se aplică persoanelor care: vizitează site-ul Asociației; contactează Asociația, inclusiv prin formularul de contact sau prin cereri de informații; solicită să devină membri, în oricare categorie prevăzută de Statut, inclusiv Membrul Agregat și Membrul Temporar (Ocazional); sunt deja membri; fac donații; participă la activitățile, evenimentele și inițiativele culturale ale Casa Italia Iași, inclusiv prin abonarea la newsletter sau la grupurile WhatsApp de informare.
3. Categorii de date colectate Site-ul și serviciile Casa Italia Iași pot colecta următoarele categorii de date:
a) Date de navigare, colectate automat de sistemele informatice ale site-ului (adresa IP, data și ora vizitei, tipul de browser și de dispozitiv, paginile vizitate), utilizate pentru securitatea și buna funcționare a site-ului. Statisticile de utilizare a site-ului sunt colectate numai prin cookie-uri statistice și numai cu consimțământ (litera f);
b) Date furnizate voluntar prin site, formulare electronice sau pe hârtie, e-mail, telefon, WhatsApp și contacte directe cu Asociația: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, limba preferată, conținutul solicitărilor și identificatori digitali, inclusiv identificatorul contului WhatsApp pus la dispoziție de serviciu;
c) Pentru membri și participanții la activități: numărul legitimației, cererea și data admiterii, categoria de membru (inclusiv Membrul Agregat și Membrul Temporar/Ocazional), starea și valabilitatea înscrierii, eventualele cotizații achitate, înscrierile la evenimente și cererile de acces la convenții;
d) Pentru donații: datele necesare gestionării și înregistrării lor administrative;
e) Opțiunile privind comunicările, evidențele consimțămintelor și ale retragerilor, precum și datele tehnice necesare funcționării și securității site-ului și a bazei de date;
f) Cookie-uri tehnice necesare funcționării site-ului și, numai cu consimțământul exprimat prin bannerul de cookie-uri, cookie-uri statistice (Google Analytics). Site-ul nu folosește cookie-uri de marketing sau de profilare. Detaliile se găsesc în Politica de cookie-uri publicată pe site.
Colectăm numai datele pertinente și necesare activității respective. Prin formularul general nu se solicită informații medicale, documente de identitate sau alte date suplimentare, cu excepția unei solicitări specifice și motivate, însoțite de informațiile pertinente.
4. Scopurile prelucrării și temeiurile juridice Datele sunt prelucrate în următoarele scopuri:
a) Navigarea și securitatea site-ului, în temeiul interesului legitim al Operatorului (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR);
b) Cererea de adeziune și raportul asociativ: examinarea cererii, gestionarea înscrierii și a legitimației în oricare categorie de membru (inclusiv Membrul Agregat și Membrul Temporar/Ocazional), exercitarea drepturilor și îndeplinirea obligațiilor legate de raportul asociativ, inclusiv comunicările administrative și organizatorice necesare (confirmări, convocări, avize privind înscrierea și eventualele cotizații datorate). Temei juridic: executarea raportului asociativ sau a măsurilor solicitate pentru încheierea acestuia (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR);
c) Activități și beneficii solicitate: gestionarea înscrierilor la evenimente, a donațiilor, a cererilor de asistență și a accesului la convenții. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR;
d) Solicitări generale și răspunsuri la comunicările utilizatorului, în temeiul interesului legitim de a gestiona contactele primite (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR);
e) Obligații legale: obligații contabile, fiscale și alte obligații aplicabile Asociației (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR); pentru documentele contabile se aplică în special Legea contabilității nr. 82/1991;
f) Comunicări opționale: cu consimțământul tău, îți transmitem prin SMS, e-mail și WhatsApp serviciul de noutăți Casa Italia (informații și invitații privind activitățile și evenimentele Asociației, inițiative caritabile, strângeri de fonduri și solicitări de donații, informații despre convenții și facilități rezervate membrilor). Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR; pentru comunicările comerciale electronice se aplică și articolul 12 din Legea nr. 506/2004;
g) Statistici de utilizare a site-ului prin Google Analytics, pentru a înțelege în formă agregată cum este utilizat site-ul și a-l îmbunătăți. Datele sunt asociate unor identificatori pseudonimi și sunt prelucrate numai cu consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR și art. 4 din Legea nr. 506/2004), care poate fi retras oricând din linkul „Preferințe cookie” din partea de jos a fiecărei pagini a site-ului;
h) Marketing și profilare: în prezent nu se desfășoară. Dacă vor fi introduse, se vor desfășura numai cu consimțământul exprimat prin bannerul de cookie-uri și după actualizarea prezentei note;
i) Securitate și apărarea drepturilor: protejarea site-ului și a bazei de date și gestionarea eventualelor contestații, în temeiul interesului legitim privind securitatea și apărarea drepturilor Asociației (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR). Păstrăm, de asemenea, evidențele necesare pentru a documenta respectarea obligațiilor privind protecția datelor.
Temeiurile juridice de mai sus se aplică în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și, pentru aspectele de punere în aplicare la nivel național, cu Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679.
5. Modalități de prelucrare Datele cu caracter personal sunt prelucrate cu mijloace electronice și manuale, prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura securitatea, integritatea și confidențialitatea și pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii și utilizării necorespunzătoare.
6. Date necesare, comunicări către membri și consimțământ opțional Câmpurile obligatorii sunt indicate în formularul respectiv. Nefurnizarea datelor efectiv necesare poate împiedica gestionarea cererii de adeziune sau a activității solicitate. Celelalte date sunt opționale. Comunicările necesare raportului asociativ nu depind de consimțământul pentru comunicările opționale. Acestea pot fi transmise prin e-mail, SMS și WhatsApp, folosind datele de contact furnizate și canalele disponibile, în funcție de nevoile comunicării și cu respectarea modalităților prevăzute de Statut. Consimțământul pentru noutățile opționale este liber: poți să nu îl acorzi sau să îl retragi fără ca aceasta să împiedice examinarea cererii de adeziune, să ducă la pierderea calității de membru sau să excludă activitățile solicitate.
7. Păstrarea datelor Solicitările generale de informații se păstrează cel mult 12 luni de la închiderea lor. Datele operative ale membrilor se păstrează pe durata raportului asociativ. La încetarea acestuia se șterg datele care nu mai sunt necesare, păstrându-se separat numai documentația impusă de obligațiile legale sau necesară apărării drepturilor. Datele privind evenimentele și verificările pentru convenții se păstrează până la încheierea activității și, ulterior, cel mult 12 luni, cu excepția documentației supuse obligațiilor de mai jos. Datele de contact folosite pentru comunicările opționale se utilizează până la retragerea consimțământului sau încetarea serviciului, cu verificarea periodică a pertinenței lor. Registrele contabile obligatorii și documentele justificative se păstrează zece ani, calculați potrivit termenului prevăzut la articolul 25 din Legea contabilității nr. 82/1991. Statele de salarii urmează termenul specific prevăzut de aceeași dispoziție, în prezent cinci ani în cazurile indicate de lege. Evidențele consimțămintelor, documentația reziduală a raporturilor încetate și datele tehnice se păstrează cel mult 24 de luni de la încetarea raportului sau retragerea consimțământului, cu excepția termenelor diferite impuse de obligații legale; copiile de siguranță sunt supuse rotației periodice, datele care nu mai sunt necesare fiind șterse în cel mult 90 de zile. Informațiile minime privind retragerile se păstrează separat pentru a evita trimiterile nedorite, fără reutilizare promoțională. În cazul unui litigiu, numai datele necesare pot fi păstrate până la soluționarea acestuia și finalizarea obligațiilor care decurg din el. Termenele de păstrare trebuie stabilite pe categorii și scopuri, nu printr-o păstrare nediferențiată a întregii arhive. Cookie-urile se păstrează potrivit duratelor indicate în Politica de cookie-uri a site-ului.
8. Baza de date, persoane autorizate, furnizori și comunicarea datelor Datele sunt păstrate într-o bază de date cu acces restricționat, conectată la site-ul Asociației, precum și în sistemele și arhivele necesare gestionării activităților. Accesul este permis membrilor autorizați ai Asociației, însărcinați să răspundă solicitărilor, potrivit atribuțiilor fiecăruia. Se aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii și utilizării necorespunzătoare. Pot primi sau prelucra datele, în limitele activităților lor, furnizorii de găzduire, mentenanță și gestionare a bazei de date, serviciile de e-mail, SMS și WhatsApp, furnizorii utilizați pentru evenimente și plăți, precum și consultanții administrativi, contabili și juridici. Furnizorii care acționează în numele Asociației sunt reglementați ca persoane împuternicite, atunci când sunt îndeplinite condițiile. Entitățile care stabilesc în mod autonom scopurile și mijloacele propriei prelucrări acționează ca operatori independenți. Datele pot fi comunicate instituțiilor publice sau autorităților numai atunci când legea o prevede. Datele nu sunt niciodată vândute, difuzate sau comunicate unor persoane neautorizate: arhiva contactelor și a membrilor nu este publică.
9. Convenții și verificarea calității de membru Când soliciți să folosești o convenție sau o facilitate, putem confirma partenerului în cauză dreptul tău la beneficiu, comunicând exclusiv datele necesare verificării, precum numele, prenumele, codul de membru și valabilitatea înscrierii. Verificarea se limitează la ceea ce este necesar pentru acordarea beneficiului solicitat, în cadrul scopurilor descrise la punctul 4. Partenerul și modalitățile verificării sunt comunicate înainte de transmitere. Nu transmitem în prealabil partenerilor lista completă a membrilor. Consimțământul pentru noutățile Casa Italia nu autorizează comunicarea datelor tale de contact pentru ca partenerii să desfășoare propriile campanii promoționale. Partenerul furnizează propria notă de informare pentru prelucrările ulterioare efectuate sub responsabilitatea sa.
10. Furnizori și transferuri internaționale de date Site-ul web este găzduit de Aruba S.p.A., furnizor cu sediul în Italia, pe servere situate în Uniunea Europeană. Baza de date a membrilor și arhivele electronice ale Asociației sunt păstrate pe sisteme cu acces restricționat situate în România și în Italia. Documentația pe hârtie este păstrată la sediul Casa Italia Iași. Pentru gestionarea poștei electronice folosim, de asemenea, Aruba S.p.A. Aceste prelucrări au loc în interiorul Spațiului Economic European (SEE).
Unele servicii sunt furnizate de terți care pot prelucra date și în afara SEE:
- Google (Google Analytics pentru statisticile site-ului și conținut YouTube încorporat);
- Meta Platforms (conținut Facebook și Instagram încorporat în site și serviciul WhatsApp Business, utilizat în aplicația sa standard).
Pentru transferurile către Statele Unite se aplică decizia de adecvare a Comisiei Europene privind EU-U.S. Data Privacy Framework, pentru furnizorii care au aderat la acesta, sau Clauzele Contractuale Standard aprobate de Comisie. Pe site, serviciile Google și Meta se activează numai cu consimțământul exprimat prin bannerul de cookie-uri. În prezent Asociația nu utilizează comunicări prin SMS. Pentru mai multe informații, consultă notele de informare ale fiecărui furnizor sau scrie la info@casaitaliaiasi.eu.
11. Drepturile persoanei vizate și oprirea comunicărilor În calitate de persoană vizată, poți exercita oricând drepturile prevăzute la articolele 15-22 din GDPR: accesul la date, rectificarea sau actualizarea, ștergerea (dreptul de a fi uitat), restricționarea prelucrării, opoziția, portabilitatea datelor și retragerea consimțământului, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare. Te poți opune, de asemenea, prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim, din motive legate de situația ta particulară, și te poți opune oricând prelucrării în scop de marketing direct. Poți retrage oricând consimțământul pentru comunicările opționale, chiar și numai pentru unul dintre canalele SMS, e-mail sau WhatsApp, fără a fi nevoie să îți motivezi alegerea, folosind modalitatea de dezabonare indicată în mesaje sau scriind la info@casaitaliaiasi.eu ori prin formularul de contact de pe site. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrărilor anterioare și nu împiedică comunicările necesare raportului asociativ sau unei activități solicitate. Solicitările primesc răspuns, de regulă, în termen de o lună, cu excepția prelungirilor motivate permise de GDPR. Ștergerea nu privește datele care trebuie păstrate în temeiul unor obligații legale sau al altor motive legitime aplicabile. Exercitarea drepturilor și modalitățile de depunere a plângerilor sunt reglementate, pe lângă GDPR, de Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679. Poți depune plângere la autoritatea de supraveghere competentă, în special la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal — ANSPDCP, în România.
12. Minori Serviciile generale ale site-ului și formularele de contact nu sunt destinate minorilor sub 16 ani, prag stabilit de articolul 7 din Legea nr. 190/2018 pentru consimțământul la serviciile societății informaționale: eventualele date transmise de un minor prin site vor fi șterse imediat. Activitățile, inițiativele sau evenimentele Asociației care implică minori ori care necesită date din categorii speciale sunt însoțite de informațiile și condițiile necesare, inclusiv consimțământul persoanei care exercită răspunderea părintească, cu respectarea legislației aplicabile.
13. Cookie-uri, grupuri WhatsApp și prelucrări suplimentare Utilizarea cookie-urilor este descrisă în Politica de cookie-uri publicată pe site. Consimțământul pentru cookie-uri se exprimă prin banner și poate fi modificat oricând din linkul „Preferințe cookie” din partea de jos a fiecărei pagini. Consimțământul pentru comunicări nu îl înlocuiește pe cel eventual necesar pentru cookie-uri. Abonarea la noutățile WhatsApp nu presupune includerea automată în grupuri în care datele de contact sunt vizibile celorlalți participanți. Consimțământul descris în prezenta notă nu include profilarea promoțională, publicarea fotografiilor sau a numelor donatorilor și nici marketingul direct al partenerilor. În cadrul prelucrărilor descrise aici nu se iau decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra persoanelor.
14. Actualizări ale notei de informare Prezenta notă poate fi actualizată în timp. Cea mai recentă versiune este întotdeauna publicată pe această pagină a site-ului casaitaliaiasi.eu și este singura versiune oficială și verificabilă. Fiecare formular de adeziune sau comunicare oficială a Casa Italia Iași face trimitere la numărul și data acestei versiuni: orice actualizare presupune o nouă numerotare și o nouă dată. Modificările relevante sunt comunicate persoanelor vizate prin modalități adecvate.